如何管理好办公室印章

印章是行政机关在单位行政中行使行政权力的主要凭证。一旦盖章,相关文件和资料将具有法律效力,因此应高度重视印章的管理,防止印章滥用职权。在长期的印章管理中,要总结工作经验,完善印章管理的手段和措施,完善印章管理制度,提高法律风险防控意识,确保我们的合法权益不受侵犯。本文主要分析了机关印章管理中存在的问题,并探讨了印章管理的改进措施。

一、办公室印章管理存在的问题

(一)负责该章的人员组成复杂。一般在办公管理过程中会指定专门的印章管理员,但印章管理员的构成比较复杂。比如有的任命办公室主任管理印章,有的任命文秘人员管理印章。在这种情况下,很容易造成印章管理混乱。

(二)思想认识不到位。如果不能形成对印章管理重要性的思想认识,很容易导致行政管理的缺失和混乱。比如很多人认为盖章只是一种形式,有没有印章无所谓,只要领导授权就行。很多人认为管理关系比盖章更实际,导致很多行政工作中的印章管理流于形式,失去了自身的意义和价值。

(三)印章使用不规范。如果行政管理机制发生变化,大多数情况下需要有新的印章,并及时销毁旧印章。但很多部门未能及时销毁旧印章,甚至有的部门新旧印章混用,造成印章使用混乱。再比如,很多部门人员在紧急情况下盖章白纸,严重损害行政利益。

(四)印章未严格保管的。无效印章应及时回收,以防止严重的法律纠纷。但很多部门对印章管理不严,随意放置。为办公管理埋下了安全隐患。

二、加强办公室印章管理的主要措施

(一)严格印章的颁发、启用和废止。一、新设单位印章由新单位根据需要提交,经上级印章归口管理部门办公室批准后,送指定制造点刻制,并予以登记,保留印章样式,发文使用。二、单位名称变更或印章磨损,需要刻制新印章的,单位应提出书面申请,经上级印章归口管理部门办公室批准后,送指定承载点刻制。新印章刻制交付时,应交回原印章,由上级印章归口管理部门办公室注销登记,并出具启用新印章的文件。第三,印章未经正式开启不得使用。

(二)建立印章专用保管和安全保管制度。印章保管是办公室印章管理中最重要的环节,因此应选择责任心强的管理者来管理印章。其次,印章的保管最重要的是保证印章的安全,保管地点要上锁,不能带出办公室使用。如果有特殊情况需要将印章带出办公室,印章管理员必须确保印章始终随身携带,以防止印章丢失或滥用。要保证上述措施的有效实施,必须建立印章的专门保管和安全保管制度,落实印章管理责任,促进印章的严格规范管理。

(三)建立印章专项登记审批制度。一是在日常行政工作过程中,需要填写印章使用申请表,同时做好印章使用登记,便于归档和查阅。二是组织机构代码证、营业执照复印件往往需要盖章。在这种情况下,有必要在副本上注明用途和日期,然后才能使用。第三,如果需要给文件盖章,需要对文件格式有具体要求。文件格式一般以公文为准。如果文件格式不符合要求,应及时退回修改后才能盖章。第四,印章管理人员需要严格遵守印章管理的特殊原则,学会在具体工作过程中区分不同的工作情况,并将特殊原则作为印章使用的控制程序。第五,在日常印章管理中,要熟悉相关部门的业务,准确判断申请盖章的文件是否符合打印条件。不符合打印要求的申请不能用于个人利益,应予以退回。特别是在白纸上盖章的现象,印章管理人员要严格规范自己的工作行为,拒绝此类违法要求。

(四)强化印章管理的法律意识。在机关行政管理中,印章的管理直接关系到法律法规、风险防控和单位的社会形象。因此,印章必须以单位名义用于公务活动,在印章管理过程中,要加强管理人员的法律意识和风险意识,降低印章使用风险。

三.结束语

综上所述,在办公管理中,盖章是一种法律保障,否则所有文件都会丢失

去法律效力,所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视,制定规范的印章专用管理流程,建立印章专人管理和安全存放制度和印章专用登记、审核审批制度,强化印章管理的法律意识,提高单位、机关、部门的抗风险能力,保证自身的合法权益不受侵犯。